Quản lý dự án là gì?
Quản lý dự án là quá trình sắp xếp, lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và đánh giá công việc để đạt được mục tiêu cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định. Mục tiêu của quản lý dự án là đảm bảo rằng dự án được triển khai một cách hiệu quả và hiệu suất cao nhằm đáp ứng yêu cầu của dự án, bao gồm cả mục tiêu về phạm vi, thời gian, nguồn lực và chất lượng.
5 giai đoạn tiêu chuẩn trong quản lý dự án
- Khởi đầu (Initiation): Giai đoạn này tập trung vào việc xác định rõ mục tiêu và phạm vi của dự án. Đây là thời điểm để đảm bảo rằng dự án có giá trị và khả thi từ mặt kinh tế. Nó cũng liên quan đến việc xác định nguồn lực ban đầu, xác định người đứng đầu dự án, và thiết lập lập luận thuyết phục để tiến hành dự án.
2. Lập kế hoạch (Planning): Giai đoạn này bao gồm việc tạo ra kế hoạch chi tiết để thực hiện dự án. Điều này bao gồm:
- Lập lịch làm việc
- Phân chia nhiệm vụ
- Ước tính tài nguyên cần thiết
- Định rõ kế hoạch quản lý rủi ro
- Xác định tiêu chí đánh giá chất lượng.
Mục tiêu ở giai đoạn này là xây dựng một bản đồ chi tiết cho toàn bộ quá trình triển khai dự án.
3. Thực hiện (Execution): Giai đoạn này là quá trình thực hiện các nhiệm vụ và công việc đã lập kế hoạch.
- Đội nhóm dự án thực hiện nhiệm vụ của họ, công việc được theo dõi, và tiến độ được báo cáo.
- Quản lý tại giai đoạn này tập trung vào việc duy trì sự tuân thủ kế hoạch, quản lý tài nguyên, và giải quyết mọi vấn đề nảy sinh.
4. Theo dõi và kiểm soát (Monitoring and Controlling): Trong giai đoạn này, quản lý theo dõi và kiểm soát tiến độ của dự án so với kế hoạch ban đầu. Nếu có sai lệch, họ thực hiện các biện pháp điều chỉnh để đảm bảo dự án tiến hành theo đúng hướng. Giai đoạn này cũng liên quan đến quản lý rủi ro, giám sát chất lượng và đảm bảo rằng dự án đáp ứng các tiêu chí đã đề ra.
5. Kết thúc (Closure): Giai đoạn cuối cùng là quá trình kết thúc dự án một cách có trật tự. Điều này bao gồm việc đánh giá kết quả, tổng hợp kinh nghiệm học được, giải phóng tài nguyên và đảm bảo rằng mọi cam kết đã hoàn thành. Giai đoạn này cũng có thể bao gồm:
- Trình bày báo cáo cuối cùng
- Lập luận về việc dự án đã đạt được mục tiêu hay chưa?
Nâng cao hiệu quả việc quản lý dự án với phần mềm DigiWork
DigiWork là một giải pháp quản lý dự án được Digitech Solutions thiết kế & phát triển trên nền tảng Web app & Mobile app giúp cá nhân, tổ chức: Tối ưu hóa quy trình quản lý dự án, theo dõi tiến độ và quản lý công việc trong dự án một cách hiệu quả. Với các tính năng chính như:
- Tạo dự án & danh sách công việc
- Lên lịch và mức độ ưu tiên cho công việc
- Phân công nhiệm vụ cho thành viên trong nhóm
- Ghi chú, gắn thẻ công việc
- Theo dõi tiến độ công việc
- Xem nhiệm vụ được giao
- Báo cáo tiến độ dự án
- Thông báo nhắc nhở
Những tiện ích mang lại cho người Quản lý dự án khi sử dụng DigiWork
1. Khởi tạo dự án:
-
- Tạo dự án mới, chỉ định người quản lý và các thành viên sẽ tham gia.
- Tùy chỉnh các giai đoạn phù hợp theo từng dự án
- Tuỳ chỉnh mức độ ưu tiên được áp dụng cho các nhiệm vụ, giúp thành viên biết nhiệm vụ nào quan trọng cần hoàn thành trước.
- Tùy chỉnh các loại hình công việc cần có trong dự án, giúp thành viên phân loại và tối ưu hoá việc cần phải hoàn thành
2. Lên kế hoạch các công việc chính cho dự án:
- Tạo các nhiệm vụ chính cần thực hiện trong dự án
- Làm rõ yêu cầu của nhiệm vụ. Thông tin của nhiệm vụ bao gồm: Tên nhiệm vụ, mô tả, thời hạn, tài liệu đính kèm
- Gán mức độ ưu tiên được áp dụng cho các nhiệm vụ, độ ưu tiên có thể là Quan trọng, Trung bình, Thấp.
- Tạo các nhãn cho nhiệm vụ chính để tiện tìm kiếm
3. Phân công nhiệm vụ cho thành viên:
- Dễ dàng phân công các công việc cho từng thành viên trong dự án
- Theo dõi tiến độ công việc của các thành viên dễ dàng
4. Xem báo cáo tiến độ dự án
Những tiện ích mang lại cho thành viên trong dự án
- Tạo công việc trong dự án:
- Tạo sub công việc dựa trên nhiệm vụ chính được giao trước đó
- Phân loại nhiệm vụ theo các danh mục để quản lý. Các danh mục có thể bao gồm: CSKH, Marketing,..
2. Lên lịch và đặt mức độ ưu tiên:
- Đặt mức độ ưu tiên công việc theo các mức độ đã được lên kế hoạch trong dự án.
- Lên lịch thực hiện theo ngày. Ví dụ như ngày dự kiến bắt đầu, dự kiến kết thúc,…
- Cập nhật tiến độ công việc để quản lý nắm
3. Theo dõi tiến độ công việc
- Xem tiến độ các công việc được phân công
- Bình luận, tag tên người liên quan, trao đổi về công việc dễ dàng trên giao diện đồng nhất.
Xem chi tiết giải pháp Tại đây
KẾT LUẬN:
Mặc dù mỗi lĩnh vực và ngành nghề có các đặc thù riêng trong việc quản lý dự án, tuy nhiên, có 5 giai đoạn cơ bản mà mọi dự án cần thực hiện và tuân thủ theo trình tự nhất định. Điều này giúp đảm bảo hiệu quả tối đa và tiến độ chính xác.
Doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý dự án để tối ưu quy trình quản lý. DigiWork sẽ giúp Doanh nghiệp bạn tối ưu hóa quy trình quản lý dự án, theo dõi tiến độ và quản lý công việc trong dự án một cách hiệu quả. Hãy liên hệ với Chúng tôi để được hỗ trợ và tư vấn. Hotline/Zalo: 0973 175 839 hoặc Email: info@vndigitech.com
Xem thêm:
Kết luận:
- Khởi tạo dự án đơn giản, nhanh chóng. Phân bổ nguồn lực, thời gian, bóc tách hạng mục chính của dự án.
- Tức thời nắm bắt được tiến độ chung của cả dự án, tỷ trọng theo từng trạng thái, từ đó có điều chỉnh kịp thời để đẩy nhanh tiến độ.
